Cada vez más empresas y gobiernos trasladan sus procedimientos y archivos a los soportes virtuales, una transición que trae el beneficio de un gran ahorro en costos. El desafío que queda en pie es el de la seguridad.
En paralelo con la acelerada evolución de la tecnología, se incrementan los ciberataques, cada vez más dañinos y sofisticados. Por eso, las empresas públicas y privadas deben tomar los máximos recaudos para proteger sus documentos electrónicos, con el fin de ahorrarse disgustos y dinero.
Para lograrlo es fundamental que adopten las herramientas que proporciona la llamada "confianza digital", los softwares que garantizan la integridad, autenticidad, originalidad y futura disponibilidad de la documentación. Con esta tecnología, los archivos pueden tener el mismo valor probatorio que en el pasado tenían unas páginas selladas o validadas oficialmente.
STS Group es el referente europeo en softwares de creación de prueba digital, de intercambio y de archivado de documentación electrónica. Actualmente, cuenta con 30 partners alrededor del mundo. Algunos de sus clientes son la Banque de France y la Société Générale u Orange, entre otros.
"Es una tecnología que la gente confunde con la firma electrónica o con la digitalización; ésta viene después y asegura esa última fase: cuando el documento se vuelve materia muerta en un archivo y sólo se va a buscar en caso de problemas", explica Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de desarrollo de negocio, a Infobae América.
¿Cómo empieza una empresa a dejar de lado el papel y comienza a utilizar el formato digital?
Henri Cremades: Una compañía siempre hace cosas por razones de costo aunque, si está buscando soluciones para ahorrar, tiene que tomar alternativas como las nuestras. También puede pasar del papel a la electrónica por obligación, por ejemplo, si quiere ingresar en el e-comercio, porque sería una tontería que emitiera la factura en papel. Quienes quieran adoptar esos procedimientos modernos, como el e-gobierno, la e-administración o el e-voto, tienen que dejar ese formato de lado.
¿Qué porcentaje de ahorro le genera esto a una empresa?
Rodolfo Lomascolo: Los estudios demuestran que, si te mantienes en el entorno electrónico sin imprimir papel, ahorras hasta un 75 u 80 por ciento de lo que estabas consumiendo. El problema del papel es en la parte final, en el archivo: hay que conservar esos documentos durante varios años. Hacerlo en electrónico puede costar entre un 20 y un 25 por ciento de lo que cuesta en papel, e incluso menos, dependiendo del procedimiento.
¿Cómo se implementa el voto electrónico?
H.C.: Las herramientas que tenemos permiten incorporarlo perfectamente, el tema son las leyes de los países que deben cambiar y las ganas de hacerlo. Actualmente hacemos proyectos para entidades no gubernamentales, como por ejemplo, colegios de abogados. Antes, al momento de elegir a su director, sólo votaba el 10 ó el 20 por ciento de los letrados del país. Ahora, con el voto electrónico, puede sufragar el 95 por ciento y no hace falta que los votantes se trasladen.
R.L.: La tecnología permite "anonimizar" el voto después de haber sabido quién sufragó, lo que preserva su característica de que sea secreto. Se introduce en una urna electrónica en la que se mezcla con el resto, así que no se sabe cuál proviene de quién. Reconoce a la persona pero no a su voto y cuando éste está adentro, se vuelve anónimo. Al momento de hacer el recuento, no se sabe de quién provino. Además, el sistema impide sufragar dos veces.
¿Cómo se hace para cambiar la mentalidad de las personas que prefieren inclinarse por el papel?
H.C.: La gente usaba y usa mucho ese formato, pero con las herramientas que están llegando, las nuevas generaciones van a dejarlo. Pasará algún tiempo, pero es irremediable. Hoy en día, todo lo nuevo que sale cuenta con su documentación en Internet. Si compras una máquina de lavar, no tienes su manual dentro de la caja, lo tienes en la web. La tendencia es que el papel se deje de lado por razones de costo y de obligación. Hasta te permiten hacer las declaraciones impositivas electrónicamente.
R.L.: Además, es un fenómeno que ya se está viendo con la e-factura. Se ha empezado a obligar a los grandes emisores y, poco a poco, nadie las imprimirá. Estamos hablando de la confianza y de la seguridad legal que se le puede dar a un documento dentro de diez años, aunque haya cambiado la tecnología
H.C.: Nosotros hemos empezado en Europa y allí las directivas sobre confianza digital son muy fuertes. Esperamos que estas leyes lleguen a todos lados. En los Estados Unidos ya hay normas sólidas y se están extendiendo a otros países. Si cambias algo en un papel, se ve; pero en lo digital no. Así que la gente se va dando cuenta de que tiene que proteger mucho más sus documentos.
¿Cómo se protege la documentación de una empresa?
R.L.: Nuestro software es similar al de la caja de fuerte electrónica, donde los documentos se pueden guardar y permanecer inalterables con valor legal de forma perenne, es decir, cinco, diez, veinte, treinta años o los que hagan falta. El servicio que damos dota a los documentos de confianza, no necesariamente de seguridad, porque ésta es un elemento más.
Eso te hace confiar en que se ha mantenido en forma correcta, se ha protegido y no se ha modificado. Y cuando se tenga que recurrir a él para demostrar una relación comercial, por ejemplo, el propio sistema asegura que está perfectamente mantenido.
Tenemos procedimientos patentados que generan las denominadas "cáscaras de huevo" o "de cebolla" alrededor de esos documentos, que aseguran que no sean modificados y que la tecnología criptográfica que los protege en cada momento sea la más actual.
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